GESTIÓN Y FACTURACIÓN
CARACTERÍSTICAS
Conjunto de programas que funcionan en los ordenadores de oficina. Opcionalmente, se pueden instalar en la nube y acceder en remoto.
Se contemplan las siguientes áreas de gestión:
Mantenimiento de fichas maestras:
- Empresas (puede operar más de una empresa en cada estación)
- Estaciones.
- Clientes: vehículos, tarjetas, riesgos.
- Productos: Precios, impuestos, almacén, grupos de productos.
- Formas y medios de pago.
- Entidades financieras.
- Expendedores.
- Etc.
Almacén:
- Inventarios en tiempo real.
- Consulta remota del estado de los tanques mediante conexión remota con sonda de la estación.
- Extractos.
- Recuentos y regularizaciones.
- Traspasos entre almacenes o estaciones.
Compras:
- Pedidos.
- Recepción de mercancía.
- Conformación de facturas.
Gestión de turnos:
- Mantenimiento de los turnos de caja producidos en la estación.
- Albaranes de crédito.
- Tickets y facturas.
- Medios de cobro: gestión de tarjetas, efectivo, descuadres, etc.
- Ingresos de seguridad.
- Cobros y pagos extraordinarios.
- Control de cuadre con contadores de aparato surtidor.
Facturación periódica:
- Facturación de crédito.
- Facturación de tickets.
Cobros y pagos:
- Pendiente de cobro y pago con control de vencimientos.
- Introducción manual de cobros y pagos.
- Gestión de riesgos.
- Remesa de cobro (normas bancarias Core y B2B).
Contabilización:
- Traspaso contable a varios programas estándar de contabilidad (Tharsis, A3, Contaplus, Contasol).
- Generación de asientos contables de facturas y tickets de ventas, facturas de compras, cobros y pagos y descuadres de cajas.
- Creación de cuentas contables.
- Gestión del gasóleo profesional (opcional).
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+VERSIONES DISPONIBLES
Versión más completa de la gestión. Tiene acceso a todas las opciones y configuraciones a excepción de los módulos opcionales que se describen arriba.
Pensada para instalaciones donde ya existe otra aplicación de gestión y solo se necesitan las funciones necesarias para realizar ventas, normalmente en terminales de autopago. Muy común en unidades de suministro de cooperativas.
Tiene las mismas características que Virtus Gestión Full, a excepción de que no están disponibles las siguientes funcionalidades:
- Pedidos y facturas de compras.
- Cobros y pagos.
- Facturación automática.
- Contabilización.
Software de gestión avanzada de oficina para una estación o una red de estaciones en local y en la nube.
+FUNCIONALIDADES AVANZADAS
La aplicación de gestión está dotada de una potentísima herramienta basada en un asistente gráfico de consultas SQL y un diseñador de formularios, que le permite:
- Personalizar el diseño de los documentos que emite la aplicación (tickets, facturas, albaranes de crédito, etc.).
- Crear nuevos informes, desde cero o basados en los ya existentes.
- Organizar sus informes en carpetas y subcarpetas, favoritos, recientes, etc.
- Exportar los datos en formatos PDF, EXCEL, HTML, RTF, etc.
- Envío de los resultados por correo electrónico.
- Envío automático de facturas y otros informes a cada cliente vía e-mail.
- Imprimir informes.
- Obtener distintos tipos de representación gráfica (listado, tabla cruzada, barras, tarta, etc.).
El sistema de gestión mantiene una comunicación constante (near online) con los puntos de venta de las estaciones:
– El punto de venta comunica una vez por minuto con la oficina central para actualizar los cambios realizados a las ficha maestras y enviar las operaciones realizadas.
– Si la comunicación con la central se interrumpiese, el punto de venta seguiría funcionando con normalidad, pero acumulando las operaciones realizadas. Cuando se restablece la comunicación con la central, se envían los datos acumulados automáticamente.
– No obstante, determinadas operaciones (como consulta de riesgos de clientes o de existencias de producto) se realizan siempre con consulta directa a la base de datos de la central.
Permite la gestión de tarjetas de puntos, estableciendo las políticas de acumulación y canje de puntos.
EN LOCAL
- No necesitas estar conectado a Internet.
- Accede desde el equipo informático.
- Sin necesidad de servidor remoto.
EN LA NUBE
- Se instala en un servidor en la nube.
- Conectado a Internet.
- Siempre disponible desde cualquier dispositivo y navegador.
- Versiones de 1, 10, 25 y 100 usuarios
Confección de los libros de aduanas con conversiones de volúmenes a 15º.
Control de cobros mediante cheque o tarjeta de uso específico.
Confección del modelo 544 (sólo para emisores de tarjetas).
Se trata de un documento fiscal, que debe acompañar al transporte de determinadas mercancías sujetas a impuestos especiales. El albarán de circulación debe emitirse cuando se transporta Gasóleo Bonificado en cantidades superiores a 200 litros.
El albarán de circulación debe numerarse, y en él se debe hacer constar la siguiente información:
– Número de albarán de circulación.
– Fecha de expedición.
– Datos del expedidor (Estación de Servicio).
– Datos del destinatario (Nombre, domicilio y NIF).
– Descripción de producto y cantidad transportada.
– Lugar de entrega.
Los terminales de autopago de ASEPRODA pueden ser configurados para que emitan automáticamente un albarán de circulación en suministros de Gasóleo Bonificado superiores a 200 litros. El albarán de circulación debe ir firmado por el expedidor, por lo que hay que solicitar a la Administración la exención de firma si esta es emitida por un terminal de autopago.
Se trata de un documento exigido para el transporte de mercancías peligrosas. Debe acompañar al transporte de Gasóleos de más de 240 litros o de gasolinas de más de 60 litros. El transporte de este tipo de mercancías está limitado, en cualquier caso, a 1000 litros para gasóleos y 333 litros para gasolinas.
En la carta de portes se deba hacer constar la siguiente información:
– Fecha de expedición.
– Datos del expedidor.
– Denominación UNE de la mercancía que se transporta.
– Cantidad transportada.
– Datos del trasporte (matrícula de vehículo e identificación de conductor).
– Tipo y número de envases.
En caso de ser emitido por el TPV, debe ir firmado por parte de la Estación de Servicio y por el transportista. Si es emitido por terminal de autopago, se hace constar que ha sido emitido por un terminal de pago desatendido.
Tanto los terminales de autopago como los TPV atendidos de ASEPRODA, pueden ser configurados para que emitan la carta de portes actualizada según requisitos del ADR 2017.
+ OPCIONES
Remisión a la agencia tributaria de los suministros realizados con tarjeta de gasóleo profesional.
Módulo que realiza acciones automáticas cada vez que se producen determinados eventos programables. Por ejemplo:
– Envío automatizado de correos electrónicos a clientes cuando se confecciona una factura a su nombre o se emiten vales de crédito.
– Notificación al propietario cuando se cierra un turno.
En los correos se adjuntan los documentos correspondientes (facturas, créditos o cierres de turno, en los casos anteriores).
Para aquellas empresas obligadas a suministrar información sobre compras y ventas a la AEAT antes de 4 días hábiles, el sistema envía de forma totalmente automática a la AEAT todas las facturas de ventas (ordinarias y simplificadas) y de compra:
- El retraso en el envío puede ser configurable (por defecto 2 días).
- El sistema informa diariamente mediante correo electrónico del resultado de los envíos.
- Registro consultable de toda la información subida a la agencia tributaria.
- Utilidades para eliminar o modificar registros ya comunicados, de acuerdo con las posibilidades que ofrece la AEAT.
- Posibilidad de incluir manualmente otras facturas (alquileres, electricidad, teléfono, etc.)
- Verificación automática e instantánea de los datos de clientes desde el TPV: al confeccionar una factura a un cliente, el TPV comprueba con el servidor de la AEAT y en tiempo real, que el NIF y el nombre de la empresa introducidos son correctos, evitando rechazos por datos erróneos al enviar las facturas de venta al servidor de la AEAT.
Permite definir distintos tipos de promociones comerciales, tales como:
- Definición de packs de productos (2×3, refresco+bocadillo a precio especial, etc.).
- Emisión de cupones (lavado gratis, descuento o regalo especial es su próxima compra, etc.).
- Sorteo de regalos por la compra de determinados productos o ventas que superen un importe específico.
